Pandemi COVID-19 adalah suatu keadaan yang memiliki dampak bagi semua profesi dan kalangan, salah satunya di dunia pendidikan. Terdapat perbedaan yang signifikan pada keadaan sebelum dan sesudah adanya pandemi. Terutama pada perubahan pelaksanaan kegiatan secara virtual, yang sebelumnya dilakukan secara tatap muka. Selain itu, terdapat anjuran penerapan protokol kesehatan bagi tenaga pendidikan maupun peserta didik. Hal ini merupakan bentuk penyesuaian yang dilakukan dalam upaya pencegahan penyebaran virus COVID-19.

Penyesuaian ini berlaku pula bagi seluruh unit yang berada di kawasan Universitas Jember, salah satunya UPT Kearsipan yang bertugas untuk mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan, menyimpan dokumen-dokumen penting untuk kepentingan layanan publik, dan juga mengembangkan sistem kearsipan dinamis (UPT Kearsipan, 2021). Penerapan protokol kesehatan oleh UPT Kearsipan ini menjadi perhatian utama kelompok AI Relawan Tim TDKB COVID-19 UNEJ Batch 1 2021.

Pada Senin, 14 Juni 2021 pukul 10.00 WIB, dilakukan visitasi pada UPT Kearsipan oleh Kelompok AI. Berdasarkan pengamatan, UPT Kearsipan telah menerapkan beberapa protokol kesehatan, yaitu menyediakan handsanitizer, melakukan pemeriksaan suhu, menyediakan tempat cuci tangan, menjaga jarak, dan menggunakan masker. Diberlakukan kewajiban mencuci tangan, menggunakan hand sanitizer, dan pemeriksaaan suhu kepada karyawan yang akan memasuki UPT Kearsipan. Kewajiban tersebut berlaku pula untuk pengunjung yang dibatasi jumlahnya ketika memasuki wilayah UPT Kearsipan melalui pencatatan nama yang dilakukan sebelum memasuki ruangan. Di dalam ruangan UPT Kearsipan, terdapat satu AC dengan ventilasi ruangan yang kurang.

Menurut pernyataan Ibu Siti Chalimah, salah satu karyawan UPT Kearsipan (14/06/2021), diadakan desinfeksi ruangan setiap tiga hari sekali oleh petugas yang berwenang di wilayah CDAST, demi tujuan menjaga ruangan tetap steril dan terhindar dari infeksi virus COVID-19. UPT Kearsipan menerapkan dua jenis shift dalam bekerja, yaitu Work From Home (WFH) dan Work From Offline (WFO) dengan pergantian shift 50:50, yaitu 50% karyawan WFH dan 50% karyawan WFO. Dua jenis shift yang telah terjadwal dengan baik tersebut dilakukan sebagai upaya pembatasan jarak, mengingat ruangan yang tidak cukup untuk seluruh karyawan.

Dari hasil pengamatan tersebut, harapannya adalah Relawan TDKB COVID-19 Batch 1 Tahun 2021 yang tergabung dalam Kelompok AI, dapat melakukan sosialisasi terkait permasalahan di lokasi tersebut.

Referensi:

UPT Kearsipan. 2021. Fungsi dan Tugas UPT Kearsipan. http://kearsipan.unej.ac.id/ [diakses pada 14 Juni 2021]

Penulis,

Riyant Carissa Vasthi Elvina

Kelompok AI

Relawan Tim TDKB COVID-19 UNEJ Batch 1 Tahun 2021

dr. Sheilla Rachmania, M. Biotek